5 metód pre efektívnu archiváciu dokumentov
Aj vy máte niekedy pocit, že sa topíte v mori papierov? Stôl aj šuflíky sú preplnené, dokumenty sú len tak pohodené a vždy , keď potrebujete nájsť niečo dôležité na stretnutie, strácate drahocenné minúty prehrabávaním sa v neporiadku. my však máme pre vás riešenie. V tomto článku nájdete 5 spoľahlivých metód, ako dať svoje dokumenty do poriadku a ako ich správne archivovať.
Ako efektívne triediť a archivovať dokumenty?
Prinášame niekoľko spoľahlivých riešení, ako správne archivovať vaše fyzické dokumenty, čím zvýšite svoju organizovanosť a zrýchlite proces ich vyhľadávania.
1. Triedenie a organizácia dokumentov pred archiváciou
Predtým, ako začnete vaše dokumenty archivovať, je dôležité urobiť si v nich poriadok. Prejdite všetky svoje dokumenty a súbory a usporiadajte ich do kategórií.
Najprv rozdeľte dokumenty podľa typu - listy, faktúry, zmluvy, správy atď. Potom jednotlivé kategórie zoraďte chronologicky alebo abecedne. Pre maximálnu efektivitu označte každú kategóriu farebným štítkom alebo kódom. U každého dokumentu si zaznačte dátum založenia a dátum, do ktorého má byť archivovaný alebo zničený. Vďaka tomu budete mať jednoduchý prehľad, kedy je čas na zahodenie starších dokumentov a uvoľnenie miesta pre nové.
Následne zničte všetky duplikáty, staré dokumenty alebo nepotrebné dokumenty. Citlivé alebo dôverné dokumenty, ktoré už nie sú potrebné, skartujte alebo ich inak bezpečne zlikvidujte. Ponechajte si len kópie najnovších verzií dokumentov.
2. Založte dokumenty do šanónov
Keď máte dokumenty usporiadané a označené, je čas ich uložiť do šanónov. Buďte dôslední v názve a organizácii priečinkov a podpriečinkov. Rozhodnite sa pre nejaký systém a držte sa ho.
Keď prídu nové dokumenty, hneď ich založte podľa svojho systému. Nedovoľte, aby sa vám papiere hromadili na stole, pretože sa tak môžete ľahko nechať znechutiť a vrátiť sa do starých koľají. Vytvorte si z archivovania zvyk a súčasť svojej pravidelnej rutiny.
3. Vytvorte prehľadný a usporiadaný úložný priestor
Často sa stáva, že ľudia sa snažia riešiť chaos v miestnosti jednoducho tým, že naskladajú stohy škatúľ so šanónmi do skladu alebo odkladacej miestnosti bez ohľadu na ich organizáciu a kategorizáciu.
Tento chaotický prístup môže v budúcnosti viesť k problémom pri hľadaní konkrétnych vecí. Pre dosiahnutie efektívnej archivácie je preto nevyhnutné vytvoriť prehľadný úložný priestor. Nezabudnite preto chronologický usporiadať a označiť aj krabice so šanónmi a umiestniť ich tak, aby ste mali k tým najpotrebnejším dokumentom najľahší prístup.
4. Pravidelne kontrolujte a aktualizujte svoje dokumenty
Raz za čas si prezrite archivované dokumenty, aby ste sa uistili, že je všetko stále správne usporiadané a označené. Vyhľadajte všetky súbory, ktoré je potrebné aktualizovať alebo doplniť. Archivácia je totiž nepretržitý proces, nie jednorazová udalosť.
5. Digitalizujte všetko, čo sa dá
Zvážte aj to, či nemôžete niektoré dokumenty jednoducho presunúť do digitálnej podoby. Týmto spôsobom budú vaše dokumenty ľahko dostupné, ľahko zdieľateľné a zároveň zredukujete neporiadok a ušetríte cenný priestor.
Stačí vám len naskenovať papierové dokumenty a uložiť ich do dobre organizovaných priečinkov na vašom počítači.
Nezabudnite ale na dôležitosť zálohovania vašich digitálnych dokumentov. Pravidelne vytvárajte zálohy na externý pevný disk alebo do cloudového úložiska, aby ste minimalizovali riziko straty dát v prípade technických problémov.
Poraďte si s archiváciou dokumentov
Vyššie uvedené tipy na efektívnu archiváciu dokumentov vám pomôžu udržať váš pracovný priestor nezaprataný a pomôžu zvýšiť vašu produktivitu.
Prezrite si ponuku kancelárskych riešení na archiváciu od výrobcu Europapier a vyberte si produkty, ktoré vám celý proces uskladnenia dokumentov výrazne uľahčia.
